Assistant.e administrative et juridique (H/F)

Sous l'autorité de la responsable juridique marchés et achats, vous avez pour mission d’accompagner le service juridique et achats dans les différentes tâches administratives. Vos principales missions, consisteront à :

• Prendre en charge tous les aspects administratifs du service
• Permettre de sécuriser les actes relatifs à la notification des marchés ;
• Apporter tout conseil opportun dans son périmètre.
• Assister la responsable du service dans la gestion administrative de son activité.
• Suivi du circuit de signature sur You sign

Ces missions se déclineront notamment en les tâches suivantes :

• Rédaction des lettres de rejet et des lettres de notification
• Réponses aux courriers de réclamations aux candidats évincés
• Assister le service dans l’analyse des candidatures
• Publication des données essentielles des marchés et des avis d’attribution sur le profil acheteur
• Mise en forme et assurer le circuit des avenants, fiche d’expression du besoin, des notes en lien avec les juristes
• Préparation de la Commission d'appel d'offres en lien avec l'équipe du pôle marchés publics
• Gestion des demandes d’attestations fiscales et sociales des titulaires via E-attestations
• Assurer le classement et l’archivage des marchés

Rédaction des comptes rendus de réunion du service

• Assurer la gestion des retraits/dépôts d’offres des entreprises, gestion des questions/ réponses, demandes de compléments via le profil acheteur et remontée d’information auprès du service prescripteur

Saisies et mises à jour d’informations dans le logiciel Achat OKAVEO

Reporting

Suivre et alimenter les tableaux d'activités en lien avec ses missions et peut être amené à en créer

Suivre les indicateurs en lien avec ses missions

Elaborer et réaliser le reporting de son activité